Ne tombez pas dans les pièges de la gestion des tâches administratives ! Procrastination, manque d’organisation, négligence… Nous avons tendance à placer en bas de l’échelle des priorités la gestion des tâches administratives. La conséquence ? Des complications inutiles. Pour vous permettre de mieux naviguer à travers vos obligations et vous éviter de tomber dans les pièges, voici notre top 5 des erreurs les plus courantes dans la gestion des tâches administratives.

En bonus, retrouvez toutes nos solutions pour reprendre le contrôle de vos démarches.

Ne négligez pas votre organisation

Eh oui, comme souvent, le mot d’ordre pour une bonne gestion de vos documents administratifs, c’est l’organisation !

Une bonne organisation permet de retrouver plus facilement vos documents importants, et vous évite bien des erreurs administratives !

Tout au long de l’année, nous recevons différents documents importants qu’il faut prendre l’habitude de trier correctement : factures, fiches de paie…

Prenez le temps de ranger et d’ordonner vos documents. Le mois d’août est sans conteste le meilleur moment pour vous y mettre. Rien que pour vous, nous avons rédigé un article à ce sujet, afin de vous permettre de mieux organiser vos documents administratifs. N’hésitez pas à y jeter un coup d’œil, nous vous présentons nos meilleures astuces pour ranger efficacement vos documents importants.

Ne cédez pas à la procrastination

La procrastination est l’un des plus grands ennemis de l’efficacité administrative ! Eh oui, remettre au lendemain la gestion de vos documents administratifs, c’est prendre le risque de dépasser les échéances. Et qui dit dépassement des échéances dit pénalité de retard !

Lutter contre la procrastination est donc essentiel, et pourtant, pas toujours évident. Heureusement, il existe des solutions.

Nous vous conseillons d’opter pour la règle des deux minutes. Si une tâche peut être accomplie en moins de deux minutes, alors prenez l’habitude de la faire tout de suite. Vous verrez que bon nombre de vos tâches administratives peuvent être effectuées rapidement et sans prise de tête !

Pour les démarches plus conséquentes et qui demandent plus de temps, offrez-vous une récompense à la fin de chaque étape accomplie, cela vous permettra de vous motiver. Eh oui, le coup de la carotte fonctionne toujours ! 

L’idéal est de prendre l’habitude de passer à l’action sans délai. Une fois que vous aurez réussi à prendre le pli, vous verrez que vous gagnerez ensuite un temps précieux. Ces nouvelles habitudes contribueront à réduire votre stress et vous aideront à maîtriser plus facilement vos obligations administratives.

Ne sous-estimez pas l’importance des petites tâches

Trop souvent, les petites tâches sont négligées. Bien qu’elles ne prennent généralement que quelques minutes, elles sont souvent repoussées à plus tard, sous-estimées et mises de côté. Le problème ? Elles s’accumulent rapidement, et transforment les petits gestes en une montagne de travail. Eh oui, une petite tâche + une petite tâche + une petite tâche, et vous voilà contraint de passer l’après-midi entier sur la gestion de vos obligations administratives.

Pour vous permettre de mieux gérer ces petites tâches, planifiez un moment chaque semaine pour les traiter. Si la règle des deux minutes n’est pas toujours applicable (nous n’avons pas toujours deux minutes à disposition), bloquez un créneau dans votre agenda pour vous en occuper. Prendre ces petites tâches au sérieux vous évite bien des tracas  !

N'oubliez pas de sauvegarder vos documents

Perdre un document peut avoir des répercussions importante sur votre avenir. Il faut pouvoir transmettre toutes vos fiches de paie pour percevoir la totalité de votre retraite. En cas de bug informatique ou de dysfonctionnement lors de vos démarches, il est impératif de pouvoir prouver que vous avez bien effectué les démarches requises. Pour éviter ces risques et vous épargner tout désagrément, nous vous recommandons de mettre en place une routine de sauvegarde régulière pour vos fichiers et vos documents. Sur un disque dur externe, un cloud, ou bien en imprimant directement vos papiers, vous limitez les risques de perte de documents.

N’oubliez pas de vous faire accompagner

Face à la gestion des tâches administratives et à la prise en charge de vos documents obligatoires, vous n’êtes jamais seul. Gérez Zen, notre entreprise de services à la personne, propose à tous ceux qui le souhaitent de se faire accompagner lors de la gestion de leurs obligations.

Située à Pau, notre équipe vous propose d’intervenir pour prendre en charge vos démarches, et vous accompagne pas à pas dans la gestion de vos documents administratifs. Que ce soit de manière ponctuelle ou plus régulière, nos professionnels vous accompagnent. Nous sommes là pour simplifier votre quotidien et vous faciliter la vie. N’attendez plus pour nous contacter !