Le mois d’août vient arriver, et avec lui, le soleil ! Pour beaucoup d’entre nous, août rime avec repos et vacances bien méritées. Enfin un peu de temps libre ! C’est donc le moment idéal pour rattraper votre retard et vous lancer dans le rangement de vos documents administratifs afin d’appréhender la rentrée sans stress ! Mais si, entre deux plongeons dans la piscine, je suis sûre que vous trouverez le temps de vous pencher sur ce rangement. Vous n’en avez pas assez de tous ces papiers en désordre qui traînent sur la table de votre salle à manger ?

Allez, c’est parti pour un petit tour d’horizon de nos meilleurs conseils pour ranger efficacement vos papiers administratifs !

Étape 1 : centralisez tous vos documents administratifs

Vous êtes plutôt du genre à vous éparpiller ? Certains de vos documents administratifs sont rangés dans votre bureau, mais pour d’autres, ils ont été abandonnés quelque part entre la boîte aux lettres et votre classeur ? Vous avez déjà retrouvé une facture jusque dans votre salle de bain ? C’est le moment de rassembler tous vos documents afin de pouvoir mieux les organiser.

Choisissez dès à présent l’endroit où vous allez ranger tous vos papiers. Le mieux, c’est d’en définir un seul, cela vous permettra de mieux le retrouver le moment venu. N’oubliez pas que pour une retraite sans stress, tous vos bulletins de paie vous seront demandés… 

Étape 2 : triez vos documents

Il s’agit là de l’étape la plus complexe et la plus longue, surtout si vous n’avez pas trié vos documents administratifs depuis plusieurs années. Mais elle peut aussi être satisfaisante : faire du tri autour de soi permet de reprendre le contrôle de sa vie.

C’est le moment de regrouper tous vos documents dans différentes catégories. Votre contrat de bail ou d’achat, vos quittances de loyer, votre assurance habitation, les factures de vos travaux, mais aussi les factures et les contrats liés au gaz, à l’électricité… peuvent être rangés ensemble dans une catégorie « Logement ».

Vos bulletins de paie, vos contrats de travail, vos diplômes et vos attestations de formations peuvent être réunis dans une catégorie « travail ».

Pour les contrats d’ouverture de compte bancaire, les relevés de comptes, les contrats de prêts, direction la catégorie « banque »…

Vous l’aurez compris, chaque document doit avoir sa place, et votre rangement doit être logique et cohérent.

Vous pouvez également ajouter une catégorie « impôts », « santé », « famille », « véhicule », « enfants »… en fonction de vos besoins.

Votre classement doit être personnel et doit vous permettre de vous y retrouver plus facilement.

Attention à ne pas laisser de documents sans catégorie ! Chacun doit avoir sa place.

Étape 3 : Jetez ce qui doit être jeté

Au cours d’une année, c’est plusieurs dizaines de documents administratifs que vous recevez. Certains doivent être conservés plusieurs années, mais d’autres ne sont qu’informatifs et ne nécessitent pas d’être stockés. Prenez un petit temps pour vous débarrasser des documents qui prennent de la place et qui ne vous apportent rien.

Attention cependant à ne pas jeter trop tôt certains documents :

• Les contrats de crédits immobiliers et de crédits à la consommation doivent être conservés pendant deux ans à partir de la dernière échéance.
• Les dossiers concernant un compte bancaire doivent être gardés durant cinq ans à partir de la clôture du compte.
• Les factures d’électricité ou de gaz doivent être conservées durant cinq ans.
• Les contrats de locations, les états des lieux et les quittances de loyers doivent être conservés pendant trois ans après la fin de la durée de la location.

N’hésitez pas à vous renseigner à ce sujet avant de vous débarrasser de ces documents !

Étape 4 : apprenez à reconnaître les documents

Votre facteur ne s’ennuie pas et votre boîte aux lettres est toujours pleine : publicités, factures, flyers… Comment reconnaître les documents importants parmi ce flux de courrier ?

Nous pouvons distinguer trois catégories de documents :

Les documents éphémères

Parmi les documents éphémères, vous pouvez penser aux flyers, aux prospectus, aux magazines, aux publicités… Ils n’ont pas d’importance particulière et ne sont pas faits pour être conservés. Une fois que vous les avez consultés, n’hésitez pas à les jeter à la poubelle. Cela vous évitera de prendre du temps à les trier au mois d’août prochain.

Les documents à traiter

Une facture ? Une contravention ? Ne remettez pas à plus tard quelque chose que vous pouvez faire maintenant. Le risque, en mettant de côté cette enveloppe, c’est de l’oublier et de ne jamais la traiter. La conséquence ? Des majorations. Et ça, on n’en veut plus ! Alors dès qu’on reçoit un document à traiter, on prend l’habitude de s’en charger immédiatement avant de le ranger, ou de le jeter en fonction de son importance.

Les documents à classer

Vous venez de recevoir votre bulletin de salaire ? Ou n’importe quel autre document important ? Prenez l’habitude de le ranger immédiatement. De cette façon, lorsque vous en aurez besoin, il vous sera possible de le retrouver rapidement.

Ces nouveaux réflexes devraient vous permettre de ne plus vous sentir dépassé et vous aideront à reprendre le contrôle de votre organisation.

Étape 5 : on garde ces bonnes habitudes

« Chassez le naturel, il revient au galop » raconte le célèbre proverbe. Il est temps de prouver que ce n’est pas toujours le cas ! Le plus important désormais, c’est de garder cette impulsion. Prenez le réflexe de faire de votre tri la priorité numéro un. Cela vous évitera d’avoir à recommencer ce tri l’été prochain.

Gérez Zen : votre bras droit pour la gestion de vos documents administratifs

Non, non, non et non ! Les documents administratifs, leur gestion et leur sauvegarde, ce n’est décidément pas votre truc ! Ce n’est pas grave, vous pouvez vous faire accompagner. En tant qu’entreprise de services à la personne, Gérez Zen vous propose son accompagnement pour vous aider à mieux vous y retrouver dans la gestion de vos documents administratifs.